ADMINISTRACION POR OBJETIVOS. (APO)

Identificación de necesidades y/o problemas.

Filosofía de la administración por objetivos.- la APO convierte todos los objetivos de la organización en objetivos específicos para cada una de las unidades organizacionales y los individuos, en términos de organización de tiempo, actividad y eficiencia terminal en el manejo del quehacer del arquitecto, así como la complejidad es fundamental y obliga la identificación previa de necesidades y/o problemas. 

Determinación por objetivos.

Los objetivos generales son convertidos en objetivos específicos para cada nivel sucesivo de división-departamento-individuo dentro de la organización, lo anterior e el proceso de jerarquizar los objetivos de un nivel con aquellos del siguiente nivel.

El proceso administrativo.

Se considera básicamente  el proceso administrativo en ocho pasos, captura las características esenciales de un programa de APO, se puede mejorar el desempeño de los empleados ayudándolos a establecer metas siendo importante que en toda empresa se motive y capacite a los empleados a través de programas específicos.

Así por ejemplo el programa de ocho pasos es con el cual podamos lograr este proceso.

1.- identificar las tareas claves de un empleado. Empiece por identificar que es lo que usted quiere que su empleado logre, esta definición se deriva de las metas de su unidad. Cuando todos los empleados alcancen sus metas individuales su unidad (departamental) abra alcanzado sus metas generales.

2.- Establece métodos específicos y desafiantes para cada tarea clave. Este paso Deberá incluir dimensiones de cantidad y de calidad y rendimiento; ejemplo, entrega de proyecto contemplando el presupuesto; procesar todas las ordenes telefónicas dentro de las 24 horas siguientes a su recepción; mantener las devoluciones en menos del 1% de ventas; etc.

3.- Especificar las fechas límites para cada  meta. Poner una fecha límite en cada meta en lista  reduce la ambigüedad, ejemplo, entrega de proyecto del  presupuesto para el 1 de noviembre del 2011.

Meta: fin u objetivo que se pretende alcanzar o respuesta a un problema que se ha detectado.

·         Puede o no tener sub metas

·         Se puede plantear metas a corto y largo plazo.

·         Puede ser que se clasifiquen las acciones a alcanzar en sub metas, no obstante la buena planeación de las metas no implica que se logre al tiempo requerido y que esta sea después de que el proyecto esté en funcionamiento.

4.- Hacer que el empleado participe activamente. Tener empleados que participen en la definición de las metas incrementa la aceptación de  las mismas, sin embargo, la solicitud de participación debe ser sincera. Los empleados necesitan estar seguros de que ustedes en realidad están interesados en su participación.

5.- Dar prioridad a las metas. Presumiblemente dos empleados   tienen múltiples metas, el dar prioridad a las metas anima a los empleados a realizar acciones y gastar esfuerzos en proporción directa con la importancia de cada meta.

6.- Clasificar las metas por dificultad e  importancia. Las metas no deben escogerse porque son fáciles de alcanzar. Al clasificar las metas de acuerdo con su dificultad e importancia, se puede dar crédito a los individuos que tratan de lograr las metas aun si no las alcanza.

7.- Construir mecanismos de retroalimentación para evaluar el proceso de las metas. El proceso de las metas debe reforzarse mediante las recompensas basadas e el rendimiento. Estos deben reflejar la dificultad de la meta, así como también los resultados de la misma.

Dos técnicas e la empresa servirá de control tanto la prevención y planeación, en su caso la reprogramación que permita terminar en tiempo y forma el compromiso adquirido tanto de proyecto y de construcción.

·         Barras de Gant (Henry Gant)

·         Ruta critica

Barras de GANT: se estima o calcula la duración de cada actividad buscando un tiempo, que tome en cuenta el peor tiempo, el mejor tiempo, y el tiempo normal o suficiente

Te= to+4tn+tp/6

To: tiempo óptimo

Tp: tiempo pésimo

Tn: tiempo natural, común o estándar

Te: tiempo estimado

Ruta crítica: “Critical Path” método, también conocido como cp análisis, es un método basado matemáticamente para determinar la eficiencia de horario para un proyecto terminado, y para determinar las herramientas importantes para la administración de un proyecto.

CPM son para proyectos que están integrados por actividades individuales, especialmente cuando estas actividades son importantes para empezar el proyecto, este método ayuda a descubrir como complementar y que actividades so del proyecto; objetivo: determinar el tiempo más corto para complementar el proyecto.

·         Toma como base la división del trabajo.

·         Determina el tiempo por cada actividad.

·         Determina la secuencia determinación de cada actividad.

·         Determina cuales se debe realizar al mismo tiempo.

Pasos para uso del método:

·         Definición de tareas.

·         Ordenar las tareas cronológicamente.

·         Crear diagramas

·         Calculo de ocurrencias.

·         Calculo de la ruta crítica.

Calculo de ocurrencia temprana= duración  de la tarea de izquierda a derecha.

Calculo de ocurrencia tardía = a las restas de los periodos de las tareas y va de derecha a izquierda.

Las ocurrencias tempranas: se calcula de izquierda a derecha, se suman los periodos, es acumulativa, si a un evento llegan varias tareas se usa el número mayor.

Las ocurrencias tardías son de modo inverso, le iremos restando la duración de las tareas, por ejemplo; al 18 le restamos 6 y nos dan 12.

El cálculo de la ruta crítica es muy sencillo pero debemos de tener especial atención para determinar el proyecto e el plazo determinado.

El arquitecto como administrador

Administración de Recursos Humanos

La Administración de Recursos Humanos tiene como una de sus tareas proporcionar las capacidades humanas requeridas por una organización y desarrollar habilidades y aptitudes del individuo para ser lo más satisfactorio a sí mismo y a la colectividad en que se desenvuelve. No se debe olvidar que las organizaciones dependen, para su funcionamiento y su evolución, primordialmente del elemento humano con que cuenta. Puede decirse, sin exageración, que una organización es el retrato de sus miembros.

La Administración de Recursos Humanos está constituida por subsistemas independientes:

·         Subsistema de alimentación de recursos humanos: Incluye la investigación del mercado, mano de obra, reclutamiento y selección.

·         Subsistema de aplicación de recursos humanos: Incluye análisis y descripción de los puestos, integración o inducción, evaluación del mérito o desempeño, movimiento de personal.

·         Subsistema de mantenimiento de recursos humanos: Incluye la remuneración, planes de beneficios sociales, higiene y seguridad en el trabajo, registros y controles de personal.

·         Subsistema de desarrollo de recursos humanos: Incluye el entrenamiento y planes de desarrollo de personal.

·         Subsistema de control de recursos humanos: Incluye el banco de datos, sistemas de información de recursos humanos y auditoría de Recursos Humanos.

Recursos Materiales

·         Estos resultan fundamentales para el éxito o fracaso de una gestión administrativa, lo básico en su administración es lograr el equilibrio en su utilización. Tan negativo es para la empresa en su escasez como su abundancia. Cualquiera de las dos situaciones resulta antieconómica; de ahí que la administración de recursos materiales haya cobrado tanta importancia actualmente.

·         La administración de recursos materiales consiste en:

·         Obtener oportunamente, en el lugar preciso, en las mejores condiciones de costo, y en la cantidad y calidad requerida, los bienes y servicios para cada unidad orgánica de la empresa de que se trate, con el propósito de que se ejecuten las tareas y de elevar la eficiencia en las operaciones.

 Recursos Financieros

·         La administración de recursos financieros supone un control presupuestal y significa llevar a cabo toda la función de tesorería (ingresos y egresos). Es decir, todas las salidas o entradas de efectivo deben estar previamente controladas por el presupuesto.

·         Para estar en condiciones de evitar fallas y de aplicar correcciones oportunamente, corresponde al área financiera realizar los registros contables necesarios. Estos registros contables deben corresponder al presupuesto efectuándose por unidad organizacional.

·         La administración financiera consiste en:

·         Obtener oportunamente y en las mejores condiciones de costo, recursos financieros para cada unidad orgánica de la empresa que se trate, con el propósito de que se ejecuten las tareas, se eleve la eficiencia en las operaciones y se satisfagan los intereses de quienes reciben los bienes o servicios.

 FUNCIÓN ADMINISTRATIVA

·         Las organizaciones se pueden estructurar de diferentes formas, para poder desarrollar las funciones administrativas, de acuerdo con Rodríguez Valencia (1993), las funciones en una organización o empresa pueden ser:

·         1. Recursos Humanos

·         2. Recursos Financieros

·         3. Recursos Materiales

·         4. Recursos Técnicos

Los recursos técnicos

Los recursos técnicos se refieren a la participación de los seres humanos en la parte intelectual, la parte en la que los recursos humanos pueden desarrollar en la organización un trabajo intelectual en el ámbito del adiestramiento, es decir en donde un trabajador muestra sus habilidades manuales para desempeñar su trabajo.

Administración, Historia y conceptos básicos

La Administración es la ciencia social y técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, el conocimiento, etc) de la organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo esto de los fines perseguidos por la organización.

Planificar: Es el proceso que comienza con la visión del Nro 1 de la organización; la misión de la organización; fijar objetivos, las estrategias y políticas organizacionales, usando como herramienta el Mapa estratégico;

Organizar: Responde a las preguntas ¿Quién? va a realizar la tarea, implica diseñar el organigrama de la organización definiendo responsabilidades y obligaciones; ¿cómo? se va a realizar la tarea; ¿cúando? se va a realizar; mediante el diseño de Proceso de negocio, Cursogramas

Dirigir: Es la influencia o capacidad de persuasión ejercida por medio del Liderazgo sobre los individuos para la consecución de los objetivos fijados; basado esto en la toma de decisiones usando modelos lógicos y también intuitivos de Toma de decisiones

Controlar: Es la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo con los objetivos y metas fijados; se detectan los desvíos y se toman las medidas necesarias para corregirlos. El control se realiza a nivel estratégico, nivel táctico y a nivel operativo; la organización entera es evaluada, mediante un sistema de Control de gestión; por otro lado también se contratan auditorías externas, donde se analizan y controlan las diferentes áreas funcionales de la organización.

Características de la administración

1. Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, es el proceso global de toma de decisiones orientado a conseguir los objetivos organizativos de forma eficaz y eficiente, mediante la planificación, organización, integración de personal, dirección (liderazgo) y control. Es una ciencia que se basa en técnicas viendo a futuro, coordinando cosas, personas y sistemas para lograr, por medio de la comparación y jerarquía un objetivo con eficacia y eficiencia. La toma de decisiones es la principal fuente de una empresa para llevar a cabo unas buenas inversiones y excelentes resultados. Porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios. La administración se da por lo mismo en el estado, en el ejército, en la empresa, en las instituciones educativas, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos esenciales en todas esas clases de administración serán los mismos, aunque lógicamente existan variantes accidentales. Se puede decir que La administración es universal porque esta se puede aplicar en todo tipo de organismo social y en todos los sistemas políticos existentes.
2. Especificidad. Aunque la administración va siempre acompañada de otros fenómenos de índole distinta, el fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero de producción y un pésimo administrador. La administración tiene características específicas que no nos permite confundirla con otra ciencia o técnica. Que la administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características propias que le proporcionan su carácter específico, es decir, no puede confundirse con otras disciplinas.
3. Unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. Así, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc.
4. Unidad jerárquica. Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administración. Así, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el último mayordomo.
5. Valor instrumental. La administración es un medio para alcanzar un fin, es decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos.
6. Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal, por ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa, etc.
7. Interdisciplinariedad. La administración hace uso de los principios, procesos, procedimientos y métodos de otras ciencias que están relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Está relacionada con matemáticas, estadística, derecho, economía, contabilidad, sociología, Psicología, filosofía, antropología, ciencia política.
8. Flexibilidad.Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades de la empresa o grupo social.

Desarrollo histórico

Existen dificultades al remontarse al origen de la historia de la administración; algunos escritores, remontan el desarrollo de la administración a los comerciantes sumerios y a los egipcios antiguos constructores de las pirámides, o a los métodos organizativos de la Iglesia y las milicias antiguas. Sin embargo, muchas empresas pre-industriales, dada su escala pequeña, no se sentían obligadas a hacer frente sistemáticamente a las aplicaciones de la administración.

Las innovaciones tales como la extensión de los números árabes (entre los siglos V y XV) y la aparición de la contabilidad de partida doble en 1494 proporcionaron las herramientas para el planeamiento y el control de la organización, y de esta forma el nacimiento formal de la administración. Sin embargo es en el Siglo XIX cuando aparecen las primeras publicaciones donde se hablaba de la administración de manera científica, y el primer acercamiento de un método que reclamaba urgencia dada la aparición de la revolución industrial.

Siglo XIX

Algunos piensan en la administración moderna como una disciplina que comenzó como un vástago de la economía en el siglo XIX. Los economistas clásicos tales como Adam Smith y John Stuart Mill proporcionaron un fondo teórico a la asignación de los recursos, a la producción, y a la fijación de precios. Al mismo tiempo, innovadores como Eli Whitney, James Watt y Matthew Boulton, desarrollaron herramientas técnicas de producción tales como la estandarización, procedimientos de control de calidad, contabilidad analítica, y planeamiento del trabajo. Para fines del siglo XIX, Léon Walras, Alfred Marshall y otros economistas introdujeron una nueva capa de complejidad a los principios teóricos de la Administración. Joseph Wharton ofreció el primer curso de nivel terciario sobre Administración en 1881.

Siglo XX

Durante el siglo XX la administración fue evolucionando en la medida en que las organizaciones fueron haciéndose más complejas y las ciencias como la ingeniería, la sociología, la psicología la teoría de sistemas y las relaciones industriales fueron desarrollándose^[]

sistemas y las relaciones industriales fueron desarrollándose^[.]

Enfoque Clásico de la Administración

La escuela de la administración se desarrolló en EE.UU. durante los gobiernos de los presidentes T. Roosevelt y Wilson. En este contexto nace la escuela de la teoría clásica Esta Escuela se divide en cuatro corrientes principales, estas distintas escuelas tratan de establecer principios de aplicación universal, analizando la naturaleza y estructura de la Administración:

Escuela de administración científica

Alrededor del 1900 encontramos a empresarios que intentan dar a sus teorías una base científica. Los ejemplos incluyen a "Science of management" de Henry Towne de 1890, "La Administración científica" de Frederick Winslow Taylor (1911), "El estudio aplicado del movimiento" de Frank y Lillian Gilbreth (1917). En 1912 Yoichi Ueno introdujo el Taylorismo en Japón y se convirtió en el primer consultor en administración de empresas en crear el “estilo Japonés de Administración”. Su hijo Ichiro Ueno fue un pionero de la garantía de calidad japonesa. Para la década de 1930 hace su aparición el fordismo, siguiendo las ideas de Henry Ford el fundador de la Ford Motor Company.