ADMINISTRACION POR OBJETIVOS. (APO)

Identificación de necesidades y/o problemas.

Filosofía de la administración por objetivos.- la APO convierte todos los objetivos de la organización en objetivos específicos para cada una de las unidades organizacionales y los individuos, en términos de organización de tiempo, actividad y eficiencia terminal en el manejo del quehacer del arquitecto, así como la complejidad es fundamental y obliga la identificación previa de necesidades y/o problemas. 

Determinación por objetivos.

Los objetivos generales son convertidos en objetivos específicos para cada nivel sucesivo de división-departamento-individuo dentro de la organización, lo anterior e el proceso de jerarquizar los objetivos de un nivel con aquellos del siguiente nivel.

El proceso administrativo.

Se considera básicamente  el proceso administrativo en ocho pasos, captura las características esenciales de un programa de APO, se puede mejorar el desempeño de los empleados ayudándolos a establecer metas siendo importante que en toda empresa se motive y capacite a los empleados a través de programas específicos.

Así por ejemplo el programa de ocho pasos es con el cual podamos lograr este proceso.

1.- identificar las tareas claves de un empleado. Empiece por identificar que es lo que usted quiere que su empleado logre, esta definición se deriva de las metas de su unidad. Cuando todos los empleados alcancen sus metas individuales su unidad (departamental) abra alcanzado sus metas generales.

2.- Establece métodos específicos y desafiantes para cada tarea clave. Este paso Deberá incluir dimensiones de cantidad y de calidad y rendimiento; ejemplo, entrega de proyecto contemplando el presupuesto; procesar todas las ordenes telefónicas dentro de las 24 horas siguientes a su recepción; mantener las devoluciones en menos del 1% de ventas; etc.

3.- Especificar las fechas límites para cada  meta. Poner una fecha límite en cada meta en lista  reduce la ambigüedad, ejemplo, entrega de proyecto del  presupuesto para el 1 de noviembre del 2011.

Meta: fin u objetivo que se pretende alcanzar o respuesta a un problema que se ha detectado.

·         Puede o no tener sub metas

·         Se puede plantear metas a corto y largo plazo.

·         Puede ser que se clasifiquen las acciones a alcanzar en sub metas, no obstante la buena planeación de las metas no implica que se logre al tiempo requerido y que esta sea después de que el proyecto esté en funcionamiento.

4.- Hacer que el empleado participe activamente. Tener empleados que participen en la definición de las metas incrementa la aceptación de  las mismas, sin embargo, la solicitud de participación debe ser sincera. Los empleados necesitan estar seguros de que ustedes en realidad están interesados en su participación.

5.- Dar prioridad a las metas. Presumiblemente dos empleados   tienen múltiples metas, el dar prioridad a las metas anima a los empleados a realizar acciones y gastar esfuerzos en proporción directa con la importancia de cada meta.

6.- Clasificar las metas por dificultad e  importancia. Las metas no deben escogerse porque son fáciles de alcanzar. Al clasificar las metas de acuerdo con su dificultad e importancia, se puede dar crédito a los individuos que tratan de lograr las metas aun si no las alcanza.

7.- Construir mecanismos de retroalimentación para evaluar el proceso de las metas. El proceso de las metas debe reforzarse mediante las recompensas basadas e el rendimiento. Estos deben reflejar la dificultad de la meta, así como también los resultados de la misma.

Dos técnicas e la empresa servirá de control tanto la prevención y planeación, en su caso la reprogramación que permita terminar en tiempo y forma el compromiso adquirido tanto de proyecto y de construcción.

·         Barras de Gant (Henry Gant)

·         Ruta critica

Barras de GANT: se estima o calcula la duración de cada actividad buscando un tiempo, que tome en cuenta el peor tiempo, el mejor tiempo, y el tiempo normal o suficiente

Te= to+4tn+tp/6

To: tiempo óptimo

Tp: tiempo pésimo

Tn: tiempo natural, común o estándar

Te: tiempo estimado

Ruta crítica: “Critical Path” método, también conocido como cp análisis, es un método basado matemáticamente para determinar la eficiencia de horario para un proyecto terminado, y para determinar las herramientas importantes para la administración de un proyecto.

CPM son para proyectos que están integrados por actividades individuales, especialmente cuando estas actividades son importantes para empezar el proyecto, este método ayuda a descubrir como complementar y que actividades so del proyecto; objetivo: determinar el tiempo más corto para complementar el proyecto.

·         Toma como base la división del trabajo.

·         Determina el tiempo por cada actividad.

·         Determina la secuencia determinación de cada actividad.

·         Determina cuales se debe realizar al mismo tiempo.

Pasos para uso del método:

·         Definición de tareas.

·         Ordenar las tareas cronológicamente.

·         Crear diagramas

·         Calculo de ocurrencias.

·         Calculo de la ruta crítica.

Calculo de ocurrencia temprana= duración  de la tarea de izquierda a derecha.

Calculo de ocurrencia tardía = a las restas de los periodos de las tareas y va de derecha a izquierda.

Las ocurrencias tempranas: se calcula de izquierda a derecha, se suman los periodos, es acumulativa, si a un evento llegan varias tareas se usa el número mayor.

Las ocurrencias tardías son de modo inverso, le iremos restando la duración de las tareas, por ejemplo; al 18 le restamos 6 y nos dan 12.

El cálculo de la ruta crítica es muy sencillo pero debemos de tener especial atención para determinar el proyecto e el plazo determinado.